Miképp érhető el az agilis szervezeti modell a vállalatok számára?

Predesztinálható –e, hogy 2 éven belül milyen vevő és ügyfél igények merülnek majd fel? Gondolkodtunk –e már azon, hogy a technológia és BI mentén fokozódó digitális transzformáció hogyan befolyásolja majd a szervezetek felépítését? Elég hatékonyan adaptáljuk –e a vállalati változókban megjelenő új ismereteket?

Amennyiben nem egyértelműek a válaszaink, nézzük át most a 8 lépcsős agilis transzformáció folyamatát.

Az agilis rendszer képes a megfelelő időben történő irányváltoztatásra, és közel hozza egymáshoz az egy azon cél elérésért munkálkodó részterületek napi működését, miközben a megfelelő autonómiát is megadja a motivált és önálló dolgozók számára.

Amikor először hallottam az agilis struktúráról, Ricardo Semler még alig ismert „bezzeg” példa volt a közgázon. Egy rádiós beszélgetés közgazdászai vitatták meg a felülről és a belülről irányított vállalati rendszerek közötti különbségeket, amikor megütötte fülemet egy név, és az elképzelése a demokratikus vállalati világról. Az agilitás és a demokrácia rokonlelkek, azonban nem összekeverendő fogalmak.

1. Ismerjük fel (ha kell, külső szakértő segítségével egy szervezeti diagnózis után) és definiáljuk a változtatandó folyamatokat és működési metódusokat. Ebből a nyomozásból a legfontosabb         kérdésre kapunk választ, ami a MIÉRT?
• Miért szükséges az agilitás a probléma megoldásában?
• Hogyan tud segíteni az agilitás azért, hogy gyorsan és könnyedén menjen végbe a transzformáció?

3. Hova szeretnél eljutni? Célkitűzések megfogalmazása érthető és elérhető módon az egész szervezetre kiterjesztve.
• Érintve a szervezeti egységeket, az ügyfeleket, a belső és külső kommunikációt, az employer brandinget, a vállalati értékeket
• Az új értékek megteremtéséhez (vagy a régiek átgondolásához) vonjunk be kulcsfontosságú, nagy szakértelemmel rendelkező kollégákat az agilis transzformációba

4. Hozzunk létre egymással együttműködő szervezeti egységeket, teljes körű felelősséggel, project szemléletben.
• A „senkihez sem tartozó”, örökké lepasszolt és „nincs felelőse” feladatok sok időt és fejtörést okoznak
• A kollaboráció elérése nem egyszerű a nagyon strukturált és hierarchikus szervezetekben
• Lépésről lépésre haladva először egy részlegen belül homogenizáljunk egy adott project kapcsán, majd kapcsoljunk társterületet a projecthez, amiben a munkavállalók jól működnek együtt (Ehhez         fontos egy munkavállalói karakterizálás)
• Az értékek és a megváltozott szellemiség közléséhez és bevezetéséhez, olyan időzítést válasszunk, amiben kényelmesen változnak a munkavállalók is, ne felülről érkező víziók legyenek, hanem         belülről alakított, és „várt” változások

5. Elérkeztünk a Pilot üzemmódhoz, mely érinti az alábbi területeket:
• A képzés szervezés csapat együttműködését
• Ha van új termék, annak piaci bevezetését
• Belső és külső kommunikációs csatornákat
• Az újonnan alakult csapatok dinamikáját
• Új kommunikációs platformok kialakítását 

6. Fejlesszük a vállalaton belüli nyílt és visszajelzés alapú kommunikációt.

A nyílt és transzparens kommunikáció és a visszajelzések az agilis szervezeti kultúra legfontosabb elemei. Sem az egyéni, sem a csapat szintű készség és képesség fejlesztések nem lehetségesek nyílt és őszinte kommunikáció nélkül. A vezetői visszajelzés (és a motiváció) pedig a jelenkor munkaerő megtartásának sarokkövei.
• Az értékelések és a hozzá kapcsolódó dokumentáció kapcsán érdemes tréninget tartani az értékelő részére, az egységes folyamatkövetés céljából

7. Az ügyfélközpontú hozzáállás alapjai
Minden munkavállaló direkt vagy indirekt módon, de kapcsolatban áll a vevőkkel vagy ügyfelekkel. A hatékony és jól működő agilis modell fenntartása érdekében figyeljünk a következőkre:
• Készítsünk bizonyos időközönként elégedettségi méréseket, és kérjünk visszajelzéseket
• Helyezkedjünk bele az ügyfél bőrébe, és ehhez helyezzük a fókuszpontba az ügyféligényeket
• Szervezzünk olyan ügyfél találkozókat, ahol a back office tagjai is jelen vannak a többi kollégával együtt

8. Átláthatóság-, avagy a tudás és az információ elérhető mindenki számára
A gyors reagálás a folyton változó piacra történő legfontosabb reakció. A gyorsasághoz pedig adekvát információk is kellenek, melyek érintik:
• a piacot
• az ügyfeleket/vásárlókat
• a terméket/szolgáltatást
• a munkavállalókat és vezetőket

A megfelelő információ áramláshoz mindenki számára elérhető kommunikációs felületek, azok biztonságos és gyors elérése valamint moderátorok szükségesek.
Összefoglalva tehát, a megfelelő tempóban reagáló szervezet számára nem nehézség a piaci feltételekhez való alkalmazkodás.

Azonban a megfelelő előkészületek nélkül nem érhet el a változás minden szintet a cégen belül.
A megvalósítás záloga pedig a szervezet teljes átvilágítása és a szükséges változtatások véghez vitele, melyben minden szereplőnek megvan a feladata.

Az agilitás nem elérhetetlen, és nem kerül milliókba.
Az út adott, ahogyan a lehetőség is, minden fejlődni vágyó vállalat számára.

Sok sikert kívánunk.