Online együttműködés karantén idején avagy a virtuális megbeszélések 8 aranyszabálya

Ez a hét máshogy indult, mint a többi. A mai napon elindult az új, virtuális életünk.

• Reggel egy vezetői coaching üléssel nyitottam - online
• Ezt követően az ötfős vezetői csapattal volt hétindító meetingünk – online.
• Utána a 12 fős szűk teammel tartottunk üzletági megbeszélést – online.
• Ezt követte a teljes, 22 fős tréneri-tanácsadói csapattal kezdődött a kétórás találkozó – online.
• Végül pedig egy háromórás tréninget tartottam a „Visszajelzés és coaching” témában – online.

Noha tavaly egy évig Angliából vezettem a magyarországi csapatot, amelynek során sok-sok tanulsággal gazdagodtam a virtuális vezetés kapcsán, ez a hétfő megbeszélés-sorozat sok érzelmet kavart fel bennem. Legfőképpen kettőt:

Kétségbeesést: Úristen, tényleg nem fogok találkozni a kollégáimmal hónapokig? Hogy fogjuk ezt kibírni anélkül, hogy a falra másznánk a bezártságtól?

Lelkesedést: Megcsináltuk! Legyen az nagycsoportos megbeszélés, egyéni coaching, vagy akár készségfejlesztő tréning, az online forma működik.

Igenis tudunk online fórumokon, virtuálisan együttműködni, közösen dolgozni, fejlődni. Különösen akkor, ha betartunk hüvelykujj-szabályt a virtuális megbeszélések kapcsán.

1. Legyen tere a személyes kapcsolódásnak. Az online megbeszélések a karantén idején már nem csak a praktikus dolgok megbeszéléséről szólnak. Ez a fórum a kapcsolódás, a csapatépítés, az együttlét helyszíne. Hiszen most nincsenek közös ebédek, kávészünetek, dumálgatások a folyosón. A laza, kötetlen beszélgetéseket a virtuális meetingek kell, hogy helyettesítsék ebben az időszakban. Teremtsd meg a lehetőségét annak, hogy az operatív feladatokon túl a személyes kapcsolódás is létrejöhessen a meetingeken.
   
   
2. Indítsatok nyitókörrel. Amikor elkezdtek egy megbeszélést, tartsatok egy rövid nyitókört. Ki hogy van ma? Ki hogy viseli a kötelező távmunkát? Igen, ezzel idő fog elmenni, de hidd el, megéri. Egészen más minőségű lesz a megbeszélés, az együttműködés, ha adsz lehetőséget arra, hogy a csapattagok ilyen formában beszélgessenek egy kicsit. Ne feledd: ez az időszak mindenki számára rendkívül stresszes, és bizonytalansággal teli periódus. Tedd lehetővé, hogy ezeket az érzéseket megoszthassák egymással.
   
   
3. Mindig használjatok videót. Amíg csak néha egy-egy napot dolgoztatok home-office-ból, addig ez kevésbé volt kritikus tényező. Telefonon, konferencia-hívás formájában is el tudtátok intézni a legfontosabb dolgokat. Hiszen másnap úgyis beszéltetek személyesen. Ám most más a helyzet. Csak online tudtok találkozni, és ezért kiemelten fontos, hogy lássátok egymást, lássátok a másik testbeszédét, a reakcióit. Ragaszkodjatok a videos formához. Ne hozzatok ebben kompromisszumot. Ha nem működik a webkamera software, segítsetek egymásnak, hogy megjavuljon. Tegyetek meg mindent azért, hogy lássátok egymást.
   
   
4. Zárjatok be minden zavaró alkalmazást. Ha az irodában tartotok egy megbeszélést, vélhetően a résztvevők közben nem pötyögnek a mobiljukon, nem írogatnak e-mailt, hanem figyelnek egymásra. Ám online megbeszélések közben óriási a kísértés, hogy az amúgy is nyitva lévő másik ablakban gyorsan megírjak egy e-mailt, elolvassak egy hírt. Érdemes úgy kezdeni a megbeszélést, hogy a gépen bezárjátok az összes többi ablakot, böngészőt, e-mailt, word dokumentumot, mindent. Ez segít hogy a résztvevők valóban tudjanak fókuszálni a közös témára, és egymásra.
   
   
5. Az időtartás kritikus fontosságú. Tapasztalatom szerint az online megbeszéléseken az időkeretek tartása még fontosabb, mint a személyes találkozókon. A résztvevők a szokásosnál is érzékenyebbek a pontos kezdésre és a pontos befejezésre. Karantén idején ez már csak azért is igaz, mert az összes családtag otthon van, így a kollégáknak sokféle igényhez kell alkalmazkodnunk: mikor ebédelnek a gyerekek, mikor kell átadnom a dolgozószobát a páromnak, akinek szintén megbeszélése kezdődik. Mindig tartsátok az időkereteket.
   
   
6. Gyakoribb szünetek. Már az irodában is elég fárasztó tud lenni egy 10 fős, kétórás meeting. Mindez online formában sokak számára szinte elviselhetetlen. A monitor előtt ülés fárasztja a szemet, a sokféle beszűrődő hang miatt nehezebb koncentrálni… és minél több a résztvevő, annál fárasztóbb a megbeszélés. Tartsatok gyakoribb szüneteket. Egy 6-8 fős, másfél órás találkozót például érdemes úgy tervezni, hogy menet közben beiktattok egy 10 perces technikai szünetet. Érdemes azonban két fontos dolgot kiemelni a szünetek kapcsán.
   
• A rövid szünetek alatt mindenki álljon fel a monitor elől, mozogjon egy kicsit, sőt, ha teheti, menjen ki pár percre a friss levegőre, vagy szellőztessen. Semmi értelme a szünetnek akkor, ha résztvevők azt a képernyő előtt töltik, hiszen épp az újra-energizálódás lehetősége vész el ezzel.
  
• Vegyétek nagyon komolyan a szünet végét. Ha ugyanis utána további 5-10 percig tart, míg mindenki visszaér a monitorja elé, akkor a csapat hamar le fog szokni a szünet-tartásról, és rendkívül fárasztóvá válik majd a közös munka.
  
  
7. Alkossatok tiszta szabály-rendszert. De vajon vezetőként hogyan biztosíthatom, hogy a résztvevők időben érkezzenek vissza a szünetről, hogy valóban koncentráljanak, hogy e-mailezgessenek a megbeszélés közben? Javaslom, hogy beszéljetek erről a témáról, tisztázzátok a kereteket. Legyen közösen kimondva egy-két szabály, amelyhez mindenki tartja magát. S hogy hogyan tudod ellenőrizni, hogy valaki maradéktalanul betartja-e a szabályokat? Nem tudod ellenőrizni, mint ahogy a home-office időszaka alatt nincs módod arra, hogy állandóan figyelemmel kísérd, ki mivel tölti az idejét. Ez az időszak az egyéni felelősségvállalás és a bizalom időszaka kell, hogy legyen. Az ellenőrzés jól bevált eszközei helyett vezetőként a transzparens kommunikáción, a motiváláson, a tiszta célkitűzésen, és a mentoráláson kell, hogy legyen most hangsúly.
   
   
8. Értékeljétek a megbeszélést. Különösen az első időszakban javaslom, hogy a meetingek végén szánjatok 5-10 percet arra, hogy közösen értékelitek a találkozót. Ki hogy érezte magát? Mennyire volt hatékony a munkavégzés, az információátadás szempontjából? Szolgálta-e kellőképpen a személyes kapcsolódást? Mennyire volt fárasztó? Mit változtassunk, hogy legközelebb még jobb legyen? Ha rendszeresen beiktatjátok a közös értékelést a megbeszélések végére, és levonjátok a tanulságokat, akkor azt fogjátok tapasztalni, hogy egyre produktívabbá, egyre energikusabbá válnak a találkozóitok.

Avar Eszter